مشروع تطوير التلمذة المهنية غير النظامية

المهارات الحياتية

مهارات إدارة الوقت والموارد

المادة التدريبية لإدارة الوقت والموارد

لكي یكون الریادیون ناجحین، ینبغي أن یكونوا مدراء جّیدین. ولكنّ معظم المدراء لا یتمتعّون بصفات ریادیة. وتشكّل العناصر البشرّیة أهم الموارد الموجودة في مؤسسات الأعمال، ولذلك من الضروري أن یعمد الریادیون إلى استخدام أكثر الأشخاص كفاءة . إنّ جمیع الموظفین هم بالفعل أفراد ضمن طاقم العمل، ولكي تنجح مؤسسة الأعمال، علیهم أن یتعاونوا مع بعضهم البعض في العمل.


بالإضافة إلى إدارة الأفراد، ت عُتبر إدارة الأموال وظیفة أساسیة في تشغیل المؤسسة. إذ یتعّین على الریادي إیجاد توازنٍ بین المستلزمات المالّیة لتشغیل المؤسسة وبین موارده المالّیة. إنّ الأموال الواردة إلى مؤسسات الأعمال عن طریق البیع، والأموال الخارجة منها تقتضي من الریادیین أن یحرصوا على حفظ سجلاّت مالیة خطّیة ودقیقة. وبما أنّ الریادیین هم، بشكلٍ عام، أشخاص متفائلون ومثابرون إلى حدٍ كبیر، سیوفر لهم حفظ السجلا ت المالّیة الدقیقة صورة مالیة أكثر واقعیة عن مؤسساتهم.

إدارة الوقت والموارد

لقد توسّع الیوم تعریف التكنولوجیا المناسبة في المؤسسات الصغیرة لیشمل الهواتف الخلیویة وتكنولوجیا المعلومات. فقد تشتري المؤسسات الصغرى هواتف خلیویة، وتستخدم أجهزة الحاسوب والانترنت حیث تتوفرّ نسبة كبیرة من المعلومات على أجهزة الحاسوب بشكلٍ مجانيٍ . إن إدارة المبیعات أساسیة أیضاً، فإذا لم یبلغ مستوى المبیعات حداً من شأنه تغطیة نفقات المؤسسة كافة وجني الأرباح، فلن تتمكّن المؤسسة من تحقیق النجاح. إذی قاس نجاح المؤسسة في نهایة المطاف بمستوى مبیعاتها.

وینبغي أن یتمكّن الریادیون من إدارة أوقاتهم إذا أرادوا تحقیق النجاح. فهم في حالات عّدة، یتولوّن نشاطات متعّددة من خلال مُشاركتهم في مهام مختلفة في آن واحد. وفي أغلب الأحیان، تصح المقولة الآتیة "إذا أردت أن تنجز أمراً ما، أوكله إلى شخص منشغل". صحیح أنّ الریادیین أشخاص منشغلون على الدوام، لكّنهم یتمتعون بالمهارة اللازمة لإدارة أوقاتهم ومواردهم بهدف بلوغ أهدافهم في مؤسساتهم.

تقنیات إدارة الوقت

تأكّد من أّنك تدرك ما ترید إنجازه كلّ یومٍ . فقبل وصولك إلى العمل أو ما أن تصل إلیه، ضع لائحة بأهدافك في العمل وفقا لترتیبها من حیث الأهمیة. ابدأ بالعمل على الهدف الأهم أولا واضعا سائر الأعمال جانبا إلى حین إتمام العمل الأّول. لا تدع التأثیرات الخارجّیة تمنعك من تحقیق هدفك. قد تتطلب الأهداف الأساسّیة تركیزاً تاما ، لذا حاول العمل لوحدك إلى أن تحقق هدفك. تفاَد أي انقطاعٍ عن العمل أو صرفٍ لانتباهك عنه. وینبغي أن یكون روتین العمل المكتبي لدیك مهیأً بحیث یكون من الممكن تسییر الأعمال من دونك. فإذا قطعت الشؤون المكتبیة تركیزك باستمرار، یستلزم ذلك إحداث تغییرات على روتینك المكتبي
یتحلى الریادیون عادة بالكثیر من الاندفاع ویبدو أّنهم یستمتعون بأعمالهم مهما كانت. ویمكن لغالبیة الأشخاص تحقیق أهداف قریبة مما یریدون إنجازه، غیر أنّ الریادیین قادرون على تحفیز أنفسهم للتوصّل إلى إنتاجیة عالیة في عملهم.
تستطیع إنجاز قدرٍ أكبر من الأعمال إذا وضعت مواعید زمنیة محددة لتحقیق بعض المهام، ولكن احرص على أن تكون هذه المواعید واقعیة . وما أن تحّدد هذه المواعید ، یتعّین علیك أن تبذل ما في وسعك للتقّید بها

یشُكّل الهاتف/الخلیوي والبرید الإلكتروني صلة تواصل أساسّیة بینك وبین عالم الأعمال. وقد تكون الرسائل مهّمة في بعض الأحیان، لكن اعمل على إبقائها ضمن الحّد الأدنى. مكن معالجة المشاكل بسرعة أكبر عبر استخدام الهاتف/الخلیوي أو البرید الإلكتروني. وتشُكّل الرسائل وسیلة اتصال في اتجاه واحد، في حین أنّ المحادثات الهاتفّیة هي ثنائیة الاتجاه
احتفظ بدفتر ملاحظات بمتناول یدك طوال الوقت. فمن شأن تدوین النقاط الأساسّیة أن یشُكّل سجلا دائما لاجتماعاتك، ومحادثاتك الهاتفّیة، ونقاشاتك مع طاقم العمل أو زبائنك، أو بكلّ بساطة لأ فكارك الخاصة. سجّل أفكارك وخواطرك ودّون المعلومات مثل: مواعیدك المقبلة، وما یتعّین علیك القیام به، والأسماء وأرقام الهاتف
إنّ الریادیین منشغلون باستمرار، ولكن أعمالهم ترمي إلى أهداف محّددة كما أّنهم لا یرُكّزون سوى على النشاطات الأساسّیة. ومن خلال تركیزهم على الأهداف، یختار الریادیون النشاطات التي تؤّدي إلى نتائج مهّمة.لذا علیك أن تكون انتقائیا في نشاطات العمل، وأن لا تقوم بالأعمال كافة في آن واحد. وتتعلم أن "تتفادى" النشاطات التي تستلزم وقتا طویلا والتي لا ترتبط مباشرة بالأولویات.
حاول إنجاز المهام الأساسّیة ضمن مجموعات محّددة (ثلاث أو أربع ساعات) في فترات النهار، حین تشعر بأنك (Blocks of time) زمنّیة أكثر إنتاجیة . وحاول تنظیم نشاطاتك الأخرى حول هذه الفترات الزمنّیة. فإذا توافقت تلك الفترة مع وقت الغذاء، احرص على تناول طعام فطور مغذٍّ وتغاضى عن وجبة الغداء. فمن شأن العمل من دون انقطاع لمّدة ثلاث أو أربع ساعات أن یكون مثم ا رً للغایة لدى التعاطي مع مشكلة أو ظرف معّینین. ومع أّنه قد یصعب تخصیص مجموعة زمنّیة كاملة لنشاطٍ واحد، إلاّ أن ذلك یشكل غالبا الوسیلة الوحیدة لمعالجة مشكلة معّینة.
یمكن إنجاز أي نوع من العمل بفعالیةٍ أكبر. فقبل أن تبدأ بالعمل، احرص على الإجابة على بعض الأسئلة مثل: ماذا؟ وأین؟ ومتى؟ ومن؟ ولماذا؟. وستساعدك الإجابة على هذه الأسئلة في إیجاد سبلٍ أكثر فعالیة لإنجاز العمل. ففي كلٍّ الخطوات في عملٍ معّینٍ، اسأل نفسك: "لماذا أنا بحاجة إلى إنجاز هذا العمل؟" وستساعدك إجابتك على تحدید المهام الأساسیة في ذلك العمل.
عندما تقُرر معالجة مشكلة معّینة، ضع تصمیما لمجرى عملك، ثم باشر به. وما أن تبدأ، استكمل ما في وسعك منه. ومن شأن هذا التوجّه نحو العمل أن یسُاعدك على التوقفّ عن الشعور بالقلق حیال مشكلة محّددة. فإذا ما عمدت إلى مقاربة كلّ مشكلةٍ على أّنها فرصة لتحسّنٍ محتمل، ستكون أكثر وعیا للسبل الُمبتكرة والخلاّقة لمعالجة تلك المشكلة.
إنّ التفكیر التأّملي هو التعلمّ من الأفعال الماضیة والحالیة والمستقبلّیة الُمحتملة. إن معظم الأشخاص لا یفكّرون في ما یقومون به، وقد یصعب علیهم تخصیص الوقت للتفكیر التأملي. ولكن یمكن للمرء في بعض الأحیان، الاختلاء بنفسه وبأفكاره قبل استغراقه في النوم مثلا ، أو في السفر أو لدى انتظار وسیلة نقلٍ ، أو عند سیره وحده. استعمل هذه الأوقات للتفكیر في عملك.

في نهایة كلّ یوم عمل، ضع جدولا زمنیا بنشاطات الیوم التالي. كما یمكنك أن تباشر بنشاط معّین مما سيوفر لك انطلاقة جّیدة في الیوم التالي. ويوفر آخر النهار فرصة ثمینة أیضا للنظر في سبل إضاعتك للوقت أو استعماله بشكلٍ غیر فعالٍ . دّون هذه العوامل المسّببة بإضاعة الوقت، وستكون أقل قابلیة لارتكاب الأخطاء نفسها في المستقبل.
من شأن مراجعتك لتجاربك الماضیة أن تساعدك في تحدید تلك التي كانت مثیرة للاهتمام ومثمرة، وتلك التي كانت مملة واستلزمت وقتا ، ولم تكن منتجة. وستواجه تجارب مماثلة في المستقبل ویتعّین علیك اختیار النشاطات الأكثر جدوىً وإنتاجیة
لكي تتمكّن من إدارة الوقت بشكلٍ مناسبٍ ، علیك أن تطرح الأسئلة الآتیة: ما النشاطات التي أقوم بها، والتي یجدر بي ألا أتولاها شخصیا بل أن أفّوضها إلى  آخرین؟ هل أقوم بتحدید الأولویات لدى اختیار النشاطات التي علي القیام بها؟  هل النشاطات التي أقوم بها مبرمجة بحیث یمكن إنجازها ضمن فترة زمنّیة معقولة؟  هل أنا قادر على التركیز على كلٍّ من النشاطات على حدة؟  حاول تذكر التقنیات الجّیدة لإدارة الوقت. وستساعدك تقنیات توفیر الوقت هذه على تحسین أدائك الریادي.

قم بتحميل المادة التدريبية

المهارات الحياتية

تحلیل طريقة استخدامك للوقت

یشكّل الجدول الزمنّي حیث یتم تدوین نشاطات محّددة أحد سبل تحدید سواء كانت تلك النشاطات أساسیة أم لا. ویبین الجدول على الصفحة اللاحقة مثالا عن الجداول الزمنّیة، ویتضمّن فراغات لست عشرة ساعة من النشاطات (وهو متوسط عدد الساعات التي یكون فیها أغلب الناس مستیقظین). و يوزّع هذا الجدول الزمني إلى أقسام تبلغ مدة كلٍّ منها( 30 ) دقیقة، ویتعّین على المتعلمّین الإشارة إلى الساعة في عامود "الوقت" بما أنّ الأشخاص یبدؤون بنشاطاتهم الیومّیة في أوقاتٍ مختلفة.

ویتضمّن الجدول الزمني فراغات حیث یتم تسجیل الوقت والنشاط والهدف والنتیجة. وینبغي أن یكون لكلّ نشاطٍ هدفٌ محّدد ، وان یتم تسجیل نتیجته في عامود "النتیجة". ومن شأن الوقت المحّدد "للنتیجة" "والهدف" أن تبُّین فعالیة تمضیة الوقت في القیام بأيٍّ من النشاطات المحّددة. وفي نهایة كلّ یوم، ضع علامة بالقرب من تلك النشاطات التي لم تكن أساسیة وحاول أن تتفاداها في المستقبل.
اطلب من المتعلمّین ملء جدولٍ زمنيٍّ لمّدة أسبوعٍ واحد ليبّینوا كیف یمضون أوقاتهم بالتحدید في مسعاهم لبلوغ الأهداف. وفي بعض الحالات، قد یقوم المتعلمّون بنشاطات لا تمت بأّیة صلة بهدفهم الأساسي. ولا یمكنهم جعل نشاطاتهم ذات مغزى إلا إذا أدركوا مدى أهمّیة الوقت. ویتسّع الفراغ المبّین في الخانة الواردة في أعلى الجدول الزمني للمهّمة الأساسّیة في ذلك الیوم والتاریخ. ومن شأن التركیز على المهمة الأساسّیةأن یسُاعد المتعلمّین على تحقیق نتائج إیجابّیة في نهایة كلّ یوم.
إذا تمكّن المتعلمّون من استخدام جدولٍ زمنيٍّ یومي لمدة ثلاثة أو أربعة أسابیع، سیكون بإمكانهم تحدید الوقت الذي یمضونه في النشاطات الُمختلفة، وأنواع الأهداف التي یعتبرونها مهمة ، ونتیجة نشاطاتهم المختلفة. ویمكن إدراج عطلة نهایة الأسبوع كذلك ضمن الجدول الزمني. یمكن إنجاز الكثیر من الأعمال في غضون الأسبوع. و من شأن النتائج الُمبّینة على الجدول الزمني لفترةأسبوع أو أكثر أن تسُاعد على مراجعة النشاطات السابقة، وأن توفرّ توجیها للنشاطات المستقبلّیة لكي یصُار إلى استخدام الوقت بشكل أكثر فعالیة

وقد یضیع وقت أصحاب المؤسسات عن طریق

  • التحّدث مع الناس بشأن مسائل شخصّیة لا علاقة لها بالعمل
  • عقد اجتماعات غیر ضرورّیة أو طویلة للغایة
  • السماح بمقاطعات كثیرة
  • الافتقار إلى التنظیم
  • عدم تفویض العمل أو تفویضه بشكلٍ محدودٍ
  • الترّدد في اتخاذ القرارات
  • التأخّر أو التغّیب